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Nachdem Sie Ihren ersten Text im PENSAKI-Editor geschrieben haben, importieren Sie im nächsten Schritt einfach die persönlichen Anreden und Adressen. PENSAKI erstellt daraus automatisch einen Serienbrief.
Verwenden Sie dafür unbedingt unsere Excel-Vorlage. Dort gibt es feste Felder für Anreden und Adressen. Jedes Feld hat eine maximale Zeichenzahl inklusive Leerzeichen. Diese Regeln stehen in der Vorlage.
Enthält der Datensatz Fehler, zeigt PENSAKI diese an. Sie müssen dann nur die betroffenen Zeilen korrigieren, nicht alles neu machen. Das funktioniert auch bei sehr vielen Datensätzen.
Um die Daten richtig vorzubereiten, brauchen Sie Erfahrung mit Excel oder einem anderen Tabellenprogramm. Auf unserer Webseite finden Sie dafür einfache Anleitungen und Formeln.
Nachdem Sie Ihren ersten Textentwurf im Texteditor als Entwurf gespeichert haben, können Sie die entsprechende Importvorlage direkt herunterladen. Diese Importvorlage ist erforderlich, um die Adressen problemlos zu übertragen.
Wichtig:
An der Struktur der Excel-Datei dürfen keinerlei Änderungen vorgenommen werden.
Die Spaltenüberschriften, die Reihenfolge der Spalten sowie das Tabellenlayout müssen exakt erhalten bleiben. Ausschließlich die Inhalte dürfen in die Vorlage eingefügt werden – und zwar in konvertierter Form als Text, also ohne nicht druckbare Zeichen wie weiche Zeilenumbrüche oder unsichtbare Steuerzeichen.
Unten finden Sie zahlreiche hilfreiche Excel-Formeln, mit denen Sie Ihre Daten ganz einfach in das richtige Format bringen können.
Die Personalisierung der Anrede ist bei allen Formaten standardmäßig vorgesehen. Wenn Sie weitere individuelle Textbausteine zur Personalisierung nutzen möchten, empfehlen wir eine Begrenzung auf maximal vier Segmente, da für die saubere Datenvorbereitung in solchen Fällen erweiterte Kenntnisse in Datenverarbeitung oder Business Intelligence erforderlich sind.
| Spalte | Vorgaben | Beispiel |
|---|---|---|
| SPALTE A | Adresse Zeile 1 | Muster GmbH |
| SPALTE B | Adresse Zeile 2 | Claus Neumann (persönlich) |
| SPALTE C | Straße + Hausnummer | Wiesenstraße 18 |
| SPALTE D | PLZ | 01084 |
| SPALTE E | Stadt | Dresden |
| SPALTE F | Land | Deutschland |
| SPALTE G | Persönliche Anrede für Text | Lieber Herr Neumann, |
Vor der Übertragung Ihrer XLS-Datenstruktur in das PENSAKI-Format gibt es einige wichtige Anforderungen zu beachten. Zum Beispiel sind nicht alle Sonderzeichen erlaubt, und die Zeichenanzahl pro Spalte ist begrenzt. Hier finden Sie hilfreiche Excel-Formeln zur Vorbereitung Ihrer Daten.
Die Verwendung der XLS-Importvorlage ist zwingend erforderlich. Wenn Sie die PENSAKI-Importvorlage nicht verwenden oder das erste Blatt in der Datei löschen, wird der Datenimport nicht funktionieren.
Nach Abschluss Ihres Datenimports erhalten Sie einen E-Mail-Bericht mit den Ergebnissen. Die Dauer kann je nach Anzahl der importierten Datensätze bis zu 10 Minuten betragen. Bitte folgen Sie den Anweisungen, um eventuelle Fehler bequem zu korrigieren.
Nach dem Import bekommen Sie eine E-Mail mit den Ergebnissen. Das kann je nach Datenmenge bis zu 10 Minuten dauern.
Fehler müssen korrigiert oder gelöscht werden, sonst kann die Bestellung nicht abgeschlossen werden. Abweichungen von den Datenregeln werden automatisch als Fehler angezeigt.
Mit PENSAKI müssen Sie nicht alles neu importieren, sondern nur die fehlerhaften Daten.
So geht es:
- Laden Sie die fehlerhaften Daten als XLS herunter.
- Korrigieren Sie die Fehler in der Datei.
- Importieren Sie die korrigierten Zeilen erneut.
- Die Fehler werden automatisch überschrieben.
Klicken Sie dafür auf Bericht herunterladen. Wenn alle Fehler weg sind, starten Sie den Import mit Import starten.
Ein handgeschriebener Brief wirkt nur dann gut, wenn er fehlerfrei ist und der Inhalt relevant und persönlich wirkt.
Falsche oder unvollständige Adressen führen dazu, dass die Post den Brief zurückschickt. Prüfen Sie deshalb vorab einige Briefe. Bei PENSAKI können Sie vor der Bestellung alle Briefe als PDF ansehen und kontrollieren.
Unsere Roboter schreiben genau das, was Sie eintragen. Achten Sie also darauf, dass alles richtig, persönlich und passend ist.
Excel-Formeln zur einfachen Datenvorbereitung
Die Vorbereitung der Daten ist mit den richtigen Kenntnissen sehr einfach. Wir geben Ihnen hier sogar die passenden Formeln, damit auch große Datenmengen schnell und sauber vorbereitet werden können. Wenn Sie keine Erfahrung mit Excel haben, holen Sie sich bitte unbedingt Unterstützung. Ohne diese Hilfe dauert es unnötig lange und wird unnötig kompliziert. Mit den folgenden Formeln können Sie Daten automatisch anpassen, bereinigen und einheitlich formatieren.
Unsichtbare Zeichen wie Zero Width Spaces oder geschützte Leerzeichen schleichen sich oft beim Copy-Paste aus PDFs, E-Mails oder Webseiten in Texte ein, ohne dass man sie bemerkt. Unser System bei PENSAKI erkennt solche Zeichen jedoch zuverlässig und stuft sie als Fehler ein. Deshalb ist es wichtig, sie im Vorfeld vollständig zu entfernen – sonst verzögert sich der gesamte Prozess erheblich.
Diese Tabelle zeigt Ihnen ein Beispiel, wie Sie mithilfe einer Formel nicht druckbare Zeichen in Ihrem Text sichtbar machen können. Die Formel ersetzt alle bekannten unsichtbaren Zeichen durch das Symbol #, sodass Sie diese zuverlässig erkennen und korrigieren können.
Manchmal sehen Ihre Daten komisch aus, wenn Sie sie von woanders holen, zum Beispiel aus einer Datei, einer Webseite oder einer Datenbank. Dann gibt es in Excel zwei einfache Hilfen:
1. SÄUBERN
Entfernt komische Zeichen und Umbrüche, die Sie nicht brauchen.
Formel: =SÄUBERN(A4)
2. GLÄTTEN
Entfernt überflüssige Leerzeichen. Es bleibt nur ein Leerzeichen zwischen den Wörtern.
Formel: =GLÄTTEN(A4)
Mit diesen beiden Funktionen sehen Ihre Daten ordentlich aus und können ohne Probleme weiterverarbeitet werden.
Für den Datenimport müssen alle Inhalte in der Tabelle als Text gespeichert sein. Das ist extrem wichtig, damit es keine Probleme gibt. Manchmal macht Excel aus einem Datum oder einer Zahl etwas anderes, als Sie wollen. Damit das nicht passiert, können Sie diese Werte ganz einfach in Text umwandeln.
Dafür gibt es die TEXT-Funktion:
Formel: =TEXT(C1;”TT.MM”)
→ Wandelt das Datum in Tag.Monat um.
Andere Beispiele:
=TEXT(C1;”TT.M”)
=TEXT(C1;”TT.MMMMMMMMMMM”)
Am Ende einfach das Ergebnis kopieren und mit Einfügen als → Werte in Ihre Import-Vorlage einsetzen.
Diese Funktion ist besonders wichtig, um wirklich persönliche Anreden in den Texten zu erstellen. Bitte nicht vergessen. Ohne diese Funktion wirken die Texte schnell unpersönlich. Mit der VERKETTEN Funktion in Excel können Sie mehrere Textteile zu einem einzigen Text verbinden. In neueren Excel Versionen heißt diese Funktion TEXTKETTE.
Beispiel:
Feld A3: Hallo Herr
Feld B3: Kostermann
Feld C3: ,
Formel:
=VERKETTEN(A3;” “;B3;C3)
Ergebnis:
Hallo Herr Kostermann,
Für den Datenimport müssen alle Inhalte in der Tabelle als Text gespeichert sein. Das gilt auch für diese verknüpften Inhalte.
In Deutschland haben Postleitzahlen im Osten eine führende Null. Diese geht schnell verloren, wenn man das bei der Datenvorbereitung nicht beachtet. Schlimmstenfalls werden die Briefe dann von der Post gar nicht zugestellt.
Damit die führende Null immer erhalten bleibt, müssen Postleitzahlen für den Import als Text gespeichert werden.
Formel:
=TEXT(A1;”00000″)
Ergebnis:
Aus 01234 bleibt auch im Textformat 01234.
Bitte unbedingt anwenden, bevor Sie die Daten in die Importvorlage übertragen.
Diese Funktion ist besonders wichtig, um sicherzustellen, dass in keiner Zeile mehr Zeichen stehen, als das System akzeptiert. Wenn es zu viele Zeichen sind, werden die überstehenden einfach abgeschnitten.
Daher sollten Sie vor dem Import alle Spalten sorgfältig prüfen. Wenn Sie das erst während oder nach dem Import merken, wird zwar ein Fehler angezeigt, aber der gesamte Prozess verzögert sich unnötig. Es ist viel einfacher, das vorher für alle Datensätze zu kontrollieren.
Mit der LÄNGE Funktion in Excel können Sie die genaue Zeichenanzahl (inklusive Leerzeichen) in einem Feld ermitteln.
Formel:
=LÄNGE(A1)
So sehen Sie sofort, ob der Inhalt zu lang ist.
Damit Namen, Straßennamen oder Städte in den Texten richtig und professionell aussehen, sollten sie korrekt mit großem Anfangsbuchstaben und kleinem Rest geschrieben werden. Wir empfehlen grundsätzlich, keine Wörter komplett in Großbuchstaben zu schreiben.
Mit der GROSS2 Funktion in Excel können Sie das automatisch ändern. Der erste Buchstabe jedes Wortes wird groß, alle anderen klein. Zahlen und Satzzeichen bleiben so, wie sie sind.
Beispiel:
Vorher: PauL SCHMIDT
Formel: =GROSS2(A1)
Nachher: Paul Schmidt
Diese Funktion ist ideal, um Namen, Straßen und Orte für den Import in die richtige Form zu bringen.
Zusätzliche Personalisierung ganzer Zeilen mit {{segment1}}
Bei PENSAKI werden Anrede und Adresse immer personalisiert. Wenn Sie zusätzlich andere Zeilen anpassen möchten, zum Beispiel einen Produktnamen, ein Datum oder einen Satz, können Sie dafür {{segment1}} verwenden.
Segmente für personalisierte Texte über die Anrede hinaus
- Ein Segment ersetzt immer eine ganze Zeile im Text.
- Prüfen Sie unbedingt vorher, ob der Inhalt des Segments die zulässige Zeichenanzahl pro Zeile nicht überschreitet (der Wert wird auf Zeilenebene angegeben). Nutzen Sie dafür die Excel-Funktion =LÄNGE(A1) – so sehen Sie sofort die Zeichenanzahl.
- Im Texteditor fügen Sie {{segment1}}, {{segment2}} etc. jeweils 1 x pro Zeile
- In der Excel-Vorlage tragen Sie in der Spalte segment1 den gewünschten Text ein.
- Im Vorschau erscheint dieser Text genau an dieser Stelle.
- Pro Zeile nur ein Segment verwenden und immer genau mit doppelten geschweiften Klammern schreiben.
Wenn Sie diese Regel beachten, können Sie nicht nur Anreden, sondern auch andere Textzeilen sehr einfach personalisieren.