Pensaki › Datenimport

Hinweise zum Datenimport

1. Standard

Standard: Datenimport von Anreden und Adressen

2. Optional: Weitere Personalisierung

Optional: zusätzliche Segmente zur Personalisierung

Die zum Format gehörende XLS-Importvorlage können Sie direkt im Editor herunterladen, nachdem Sie den Textentwurf gespeichert haben. Die Verwendung dieser XLS-Importvorlagen ist zwingend erforderlich. Andere Datenformate werden nicht verarbeitet. Der Datenimport kann je nach Stückzahl bis zu 10 Minuten dauern. Sie erhalten eine E-Mail inkl. inkl. den Hinweisen zur weiteren Vorgehensweise, sobald der Datenimport abgeschlossen ist.

1. Textentwurf sichern

Ihre PENSAKI Kampagne  erstellen Sie bequem online. Nachdem Sie den Online-Editor öffnen, können Sie direkt mit der Texteingabe loslegen. Dabei hat jedes Format ein eigenen Online-Editor. D.h. die Zahl an Zeilen und Zeichen pro Zeile (inkl. Leerzeichen) unterscheidet sich entsprechend. PENSAKI überträgt Ihre Inhalte 1:1 wie Sie diese hinterlegen. Die Personalisierung der Anrede ist eine Standardfunktion und erfolgt im nächsten Schritt, im Rahen des Datenimports. Sie können alle Botschaften mit weiteren Textbausteinen personalisieren. Dazu finden Sie hier weitergehende Informationen.

OPTION: Zusätzliche Personalisierung mit {{Segmenten}}

Mit Pensaki können Sie jede Botschaft vollständig personalisieren. Verschiedene Textversionen lassen sich bequem in Ihrem Warenkorb sammeln. Zusätzlich zur Anrede können Sie mit {{Textbausteinen}} weitere inhaltliche Personalisierungen vornehmen. Auch die Personalisierung ganzer Zeilen ist so möglich.

Die Bezeichnung der Segmente im Text und in der XLS-Importdatei müssen IDENTISCH sein, also z.B. {{segment1}} im Editor und "segment1" in der Spaltenbezeichnung (!ohne Klammern!).

Personalisierungen im Text

– max. 58 Zeichen pro Zeile bei diesem Format–Zeile 1: Hier steht später die persönliche Anrede.Zeile 2: ich hoffe, diese Karte erreicht Sie im wunderschönenZeile 3: {{segment1}} und erfreut Sie.Zeile 4: Manchmal sind es die kleinsten Dinge, welche den meistenZeile 5: Platz in unseren Herzen einnehmen.Zeile 6: {{segment2}}Zeile 7: Ps: Ich freue mich auf Ihren Anruf!

Hinweise zu den möglichen Inhalten in den Segmenten:{{segment1}} = Inhalt max. 41 Zeichen (58 – 17 = 41 Zeichen){{segment2}} = max. 58 Zeichen

Personalisierungen Absenderangaben

Absender Angaben 1: {{Absender1}}Absender Angaben 2: {{Absender2}}

Hinweise zu den möglichen Inhalten in den Segmenten:{{Absender1}} = max. 45 Zeichen{{Absender2}} = max. 45 Zeichen

2. XLS-Importvorlage herunterladen

Alle Anreden und Adressen importieren Sie bequem mit der Pensaki-Importvorlage. Ihre Importvorlage erhalten Sie immer nach Eingabe des Texts, nachdem Sie den Text gesichert haben. Dann einfach oberhalb der Tabelle auf “1.Vorlage herunterladen” klicken und diese Datei abspeichern (ohne Umlaute oder Sonderzeichen).

3. XLS-Importvorlage öffnen

Mit der XLS-Importvorlage werden die Daten für die postalischen Anschriften, die Anreden im Text und weitere Segmente zur Personalisierung importiert.

Pro Feld gibt es eine Höchstzahl an Zeichen inkl. Leerzeichen. Überlängen werden automatisch abgeschnitten und als Fehler ausgewiesen. In der Tabelle werden also sowohl die Daten für die postalischen Anschriften, als auch die Anreden im Text bzw. weitere Segmente zur Personalisierung importiert.

- Pensaki Standardformat -SPALTE A: Zeile 1 Anschrift = Mustermann & Söhne GmbHSPALTE B: Zeile 2 Anschrift = Marina Mustermann (persönlich)SPALTE C: Althanstraße 5SPALTEN D+E: 1090 WienSPALTE F: Österreich– – –SPALTEN G: Liebe Frau Mustermann,

Ihre PENSAKI Kampagne  erstellen Sie bequem online. Nachdem Sie den Online-Editor öffnen, können Sie direkt mit der Texteingabe loslegen. Dabei hat jedes Format ein eigenen Online-Editor. D.h. die Zahl an Zeilen und Zeichen pro Zeile (inkl. Leerzeichen) unterscheidet sich entsprechend. PENSAKI überträgt Ihre Inhalte 1:1 wie Sie diese hinterlegen. Die Personalisierung der Anrede ist eine Standardfunktion und erfolgt im nächsten Schritt, im Rahen des Datenimports. Sie können alle Botschaften mit weiteren Textbausteinen personalisieren. Dazu finden Sie hier weitergehende Informationen.

Für die Vorbereitung der Daten sind Grundkenntnisse im Umgang mit Google Sheets, MS Excel, OpenOffice Calc oder Numbers zwingend erforderlich.

Anreden und Adressen auf Basis der XLS-Vorlage vorbereiten

Pensaki Datennimport Transformation XLS Tipps
  • Daten FORMATFREI als TEXT übertragen.
  • Max. Zeichenmenge pro Feld beachten.
  • Nur ausgewählte Sonderzeichen sind zulässig.
  • Dateiname ohne Umlaute oder Sonderzeichen.
  • XLS-Importvorlage ansonsten nicht verändern.

Vor der Übertragung Ihrer XLS-Datenstruktur in das PENSAKI-Format sind ein paar wichtige Anforderungen zu berücksichtigen. So sind bspw. nicht alle Sonderzeichen zugelassen und die Zeichenmenge pro Spalte fest begrenzt.Hier finden Sie hilfreiche Excel-Formeln um Ihre Daten vorzubereiten.

Mit der Excel-Funktion LÄNGE lässt sich einfach die Zeichenanzahl inkl. Leerzeichen in einem Feld ermitteln.

XLS-Beispiel herunterladen: pensaki-xls-beispiel-tricks-tipps-Zeichenanzahl-bestimmen.xlsx

Mit der Excel-Funktion VERKETTEN lassen sich Textelemente sehr einfach miteinander verknüpfen und das Ergebnis als Text ausgeben. In neueren Versionen von Excel ersetzt die TEXTKETTE-Funktion die VERKETTEN-Funktion.Beispiel:Feld A3: "Hallo Herr"Feld B3: "Kostermann"Feld C3: ","Formel: =VERKETTEN(A3;" ";B3;C3)Ergebnis: Hallo Herr Kostermann,

XLS-Beispiel herunterladen: xlsx-tricks-tipps-verketten.xlsx

Umwandlung von Postleitzahlen in TEXT

Damit eine führende Null im reinen Text-Format nicht verloren geht, braucht man diese Formel. Somit bleibt die führende Null, bspw. bei einer Postleitzahl, auch im Text Format erhalten.

XLS-Beispiel herunterladen: pensaki-xls-beispiel-tricks-tipps-plz-text-format.xlsx

Mit der Excel-Funktion TEXT lassen sich Zahlen und Datumsangaben sehr einfach zu Text umwandeln. Auf diese Weise kommt es zu keinen unerwünschten Umwandlungen dieser Werte in Zahlen.

Die TEXT-Funktion konvertiert also Daten in Text. Hier ist die Formel: =TEXT(C1;”TT.MM”) – am Ende einfach nur noch die Ergebnisse kopieren und mit “Einfügen als” … “Werte” in die Importvorlage kopieren. Alternative Formeln sind entsprechend: =TEXT(C1;”TT.M”) bzw. =TEXT(C1;”TT.MMMMMMMMMMM”)

XLS-Beispiel herunterladen: pensaki-xls-beispiel-tricks-tipps-datum-text-format.xlsx

Mit der Excel-Funktion GROSS2 lässt sich die Schreibweise eines Namens oder Wortes in Großbuchstaben und Kleinbuchstaben umwandeln. Dabei wird der erste Buchstabe einen jeden Wortes groß geschrieben und der Rest klein. Zahlen und Interpunktion sind davon nicht betroffen. Diese Funktion ist ideal um Personennamen in die richtige Form zu bringen.

Vorher: PauL SCHMIDTNacher: Paul Schmidt

XLS-Beispiel herunterladen: xlsx-tricks-tipps-gross2.xlsx

Nicht immer können Sie das Format und den Datentyp Ihrer Daten steuern, besonders wenn Sie diese aus externen Datenquellen wie Datenbanken, einer Textdatei oder einer Webseite übertragen. Hier helfen die Excel-Funktionen SÄUBERN & GLÄTTEN bei der Datenbereinigung.1. Die EXCEL-Funktion SÄUBERNMit der Excel-Funktion SÄUBERN können Sie Ihre Daten von Zeilenumbrüchen und anderen nicht druckbaren Zeichen “säubern”._Formel: =SÄUBERN(A4)Ergebnis: Alle Steuerzeichen und unbrauchbare Sonderzeichen werden entfernt.2. Die EXCEL-Funktion GLÄTTENMit der GLÄTTEN-Funktion können Sie dagegen überschüssige Leerzeichen entfernen. Mit der Excel GLÄTTEN Funktion können Sie also zusätzliche Leerzeichen entfernen, so dass nur noch ein Leerzeichen zwischen Wörtern und keine Leerzeichen am mehr am Anfang oder am Ende stehen._Formel: =GLÄTTEN(A4)Ergebnis: Überflüssige Leerzeichen werden entfernt.

XLS-Beispiel herunterladen: xlsx-tricks-tipps-säubern-glätten.xlsx
Weiterlesen: Die zehn besten Methoden zum Bereinigen von Daten - Excel

4. XLS-Importvorlage importieren

Sobald Ihr Datenimport abgeschlossen ist, erhalten Sie ein E-Mail mit dem Ergebnis der Analyse. Das kann je nach Datenumfang auch 10 Minuten dauern. Folgen Sie bitte den Hinweisen um Ihre Fehler bequem zu korrigieren.

z.B.Hallo xyz@abc.com,Ihre Datei 20-A4-650-leads.xlsx wurde mit folgendem Ergebnis importiert.Total: 10.572Fehler: 3Lernen Sie hier, wie einfach Sie Fehler korrigieren können. Es ist nicht erforderlich alle Daten mehrfach zu importieren.

5. Fehlerkorrekturen

Datenfehler müssen korrigiert werden, damit eine Bestellung abgeschlossen werden kann. Jede Abweichung von den oben aufgeführten Anforderungen an die Datenqualität wird automatisch als Fehler ausgewiesen.

Ausnahme: Wenn Sie Segmente zur Personalisierung verwenden, lassen sich Fehler ausschließlich über die XLS-Export-Funktion beheben, d.h. Sie exportieren die Fehler und importieren anschließend die Korrekturen. 

Es gibt zwei Möglichkeiten Fehler zu korrigieren.

A. Fehlerexport und Offline Korrektur

Fehlerhafte Datensätze lassen sich einfach exportieren, damit Sie diese dann nach Korrektur erneut importieren können. Dadurch werden automatische die Fehler korrigiert. Klicken Sie dafür einfach auf "Download Report". Nachdem Sie alle Fehler korrigiert haben, importieren Sie die Datei dann anschließend indem Sie auf "Start Import" klicken. Die Korrekturen müssen in der bereitgestellten Datei vorgenommen werden.

B. Online in der Tabelle

Die Vorgehensweise beschreiben wir hier genauer.

Fehlerhafte Datensätze sind in der Tabelle rot markiert.Wählen Sie zur Korrektur einfach die betroffene Zeile aus, indem Sie einen Haken setzen UND klicken Sie anschließend auf "Bearbeiten".

Jetzt können Sie den Datensatz entsprechend korrigieren. Das ¶ Zeichen ist ein Platzhalter für ein unzulässiges Sonderzeichen. Löschen Sie dieses um fortfahren zu können. Im Rahmen des Datenimport löscht PENSAKI alle unzulässigen Sonderzeichen und ersetzt diese mit "¶", damit Sie die Fehler korrigieren können.

Wenn alle Fehler korrigiert wurden können Sie einfach auf "Weiter" klicken.

6. Endkontrolle mit Vorschaufunktion

Überprüfen Sie sorgfältig alle Inhalte Ihres Mailings, PENSAKI schreibt Ihre Inhalte ohne Korrekturen. D.h. die Roboter schreiben Ihre Inhalte inkl. aller Fehler. Im Rahmen der manuellen Endkontrolle können zwar die gröbsten Fehler aussortiert werden, dann ist die Produktion jedoch bereits erfolgt.

Mit der Vorschaufunktion können Sie Ihr Mailing vollständig bzw. stichprobenartig inhaltlich kontrollieren. Die Vorschau dient ausschliesslich der inhaltlichen Kontrolle. WIR SCHREIBEN, WAS SIE ÜBERTRAGEN.

{{Textbausteine}} in Importdatei

Beispiel: Ergebnis (Textvorschau)