Vorgehensweise: Datenimport von Anreden und Adressen
Um den Datenimport für Anreden und Adressen problemlos durchzuführen, ist es wichtig, die im Prozess bereitgestellte XLS-Vorlage zu verwenden und sicherzustellen, dass die Datenanforderungen erfüllt sind. In der XLS-Vorlage gibt es Felder für Anreden und Adressen. Je nach Format dürfen diese Felder nur eine maximale Anzahl von Zeichen oder Buchstaben enthalten, einschließlich Leerzeichen. Diese Information findet sich in der Vorlage.
Wenn der Datensatz Fehler enthalten sollte, dann ist das kein Drama. PENSAKI erkennt automatisch alle Fehler und markiert diese als solche. Sie exportieren dann einfach alle fehlerhaften Datensätze zur Korrektur. Nur die fehlerhaften Daten sind zu korrigieren, anstatt den gesamten Import erneut durchzuführen. Dieser Prozess funktioniert auch bei großen Datensätzen problemlos.
Für eine effiziente Datenvorbereitung sind in Grundkenntnisse im Umgang mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie bspw. Microsoft Excel zwingend erforderlich. Auf dieser Seiten finden Sie dafür alle hilfreichen Formeln, damit auch Sie Ihre Daten problemlos importieren können.
Die Vorgehensweise beim Import der Daten sieht dabei immer so aus:
Persönliche Relevanz erhöht Conversion - Zusätzliche Personalisierung
Persönliche Texte schaffen eine emotionale Verbindung und zeigen, dass der Absender sich wirklich um den Empfänger kümmert. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Antwort, da Menschen eher auf persönliche Anliegen reagieren. Generische Werbetexte hingegen fühlen sich unpersönlich an und wecken kein Interesse oder Engagement beim Empfänger, was die Chancen auf eine Reaktion stark verringert. Daher kann es durchaus viel Sinn machen die Texte mit persönlich relevante Inhalten zu bereichern. Mit PENSAKI können Sie daher zusätzlich ganze Zeilen personalisieren.
1. Standard: Anreden/Adressen
Die Personalisierung von Anreden und Adressen ist Standard bei allen Formaten.
2. Zusätzliche {{Personalisierung}}
Zusätzlich zur persönlichen Anrede können Sie Ihre Texte oder aber auch die Absenderangaben auf den Kuverts personalisieren. Dafür hinterlegen Sie einfach Segmente im Texteditor des Formats, wie bspw. {{segment1}} für eine Zeile. Die gewünschten Inhalte der Zeile hinterlegen Sie dann einfach in den ausgewiesenen Spalten in der automatisch bereitgestellten Importvorlage. Auf diese Weise können Sie Texte vollständig personalisieren.
Option: Zusätzliche Personalisierungen mit {{segment1}}
Personalisieren Sie bequem ganze Zeilen mit {{segment1}}
- Setzen Sie ein Segment für eine Zeile: Zum Beispiel können Sie den Namen des Absenders durch das Segment {{segment1}} personalisieren. Das hinterlegen Sie ganz einfach im Texteditor in der gewünschten Zeile.
- Zeichenbegrenzungen beachten: Es ist wichtig, darauf zu achten, dass die Inhalte in der XLS-Importvorlage nicht mehr Zeichen (einschließlich Leerzeichen) enthalten, als maximal möglich. Damit stellen Sie sicher, dass die personalisierten Texte korrekt generiert werden. Hier im Beispiel sind das bspw. maximal 60 Zeichen inklusive Leerzeichen. Überlängen werden gelöscht.
- Bitte beachten Sie, dass die Segmente in Kleinbuchstaben geschrieben sein müssen. Verwenden Sie also beispielsweise {{segment1}} anstelle von {{Segment1}}.
- Nutzen Sie unbedingt die Vorschaufunktion am Ende, um alle Inhalte sorgfältig zu überprüfen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die personalisierten Zeilen alle korrekt sind.
1. XLS-Importvorlage herunterladen
Die Verwendung der XLS-Importvorlage ist zwingend erforderlich!
Ihre PENSAKI Kampagne erstellen Sie bequem online. Nachdem Sie den Online-Editor öffnen, können Sie direkt mit der Texteingabe loslegen. Dabei hat jedes Format ein eigenen Online-Editor. D.h. die Zahl an Zeilen und Zeichen pro Zeile (inkl. Leerzeichen) unterscheidet sich entsprechend. PENSAKI überträgt Ihre Inhalte 1:1 wie Sie diese hinterlegen. Die Personalisierung der Anrede ist eine Standardfunktion und erfolgt im nächsten Schritt, im Rahen des Datenimports. Sie können alle Botschaften mit weiteren Textbausteinen personalisieren. Dazu finden Sie hier weitergehende Informationen.
Für die Datenvorbereitung sind Grundkenntnisse im Umgang mit Tabellenkalkulationsprogrammen wie bspw. Microsoft Excel, Google Sheets, OpenOffice Calc oder Numbers zwingend erforderlich.
2. Datenvorbereitung: Ihre Daten übertragen
Sie übertragen einfach Ihre Daten in die PENSAKI-Vorlage
Vor der Übertragung Ihrer XLS-Datenstruktur in das PENSAKI-Format sind ein paar wichtige Anforderungen zu berücksichtigen. So sind bspw. nicht alle Sonderzeichen zugelassen und die Zeichenmenge pro Spalte fest begrenzt. Hier finden Sie hilfreiche Excel-Formeln um Ihre Daten vorzubereiten.
nutzen sie diese xls-formeln zur datenvorbereitung
Mit der Excel-Funktion LÄNGE lässt sich einfach die Zeichenanzahl inkl. Leerzeichen in einem Feld ermitteln.
Mit der Excel-Funktion VERKETTEN lassen sich Textelemente sehr einfach miteinander verknüpfen und das Ergebnis als Text ausgeben. In neueren Versionen von Excel ersetzt die TEXTKETTE-Funktion die VERKETTEN-Funktion.Beispiel:Feld A3: "Hallo Herr"Feld B3: "Kostermann"Feld C3: ","Formel: =VERKETTEN(A3;" ";B3;C3)Ergebnis: Hallo Herr Kostermann,
Umwandlung von Postleitzahlen in TEXT
Damit eine führende Null im reinen Text-Format nicht verloren geht, braucht man diese Formel. Somit bleibt die führende Null, bspw. bei einer Postleitzahl, auch im Text Format erhalten.
Mit der Excel-Funktion TEXT lassen sich Zahlen und Datumsangaben sehr einfach zu Text umwandeln. Auf diese Weise kommt es zu keinen unerwünschten Umwandlungen dieser Werte in Zahlen.
Die TEXT-Funktion konvertiert also Daten in Text. Hier ist die Formel: =TEXT(C1;”TT.MM”) – am Ende einfach nur noch die Ergebnisse kopieren und mit “Einfügen als” … “Werte” in die Importvorlage kopieren. Alternative Formeln sind entsprechend: =TEXT(C1;”TT.M”) bzw. =TEXT(C1;”TT.MMMMMMMMMMM”)
Mit der Excel-Funktion GROSS2 lässt sich die Schreibweise eines Namens oder Wortes in Großbuchstaben und Kleinbuchstaben umwandeln. Dabei wird der erste Buchstabe einen jeden Wortes groß geschrieben und der Rest klein. Zahlen und Interpunktion sind davon nicht betroffen. Diese Funktion ist ideal um Personennamen in die richtige Form zu bringen.
Vorher: PauL SCHMIDTNacher: Paul Schmidt
Nicht immer können Sie das Format und den Datentyp Ihrer Daten steuern, besonders wenn Sie diese aus externen Datenquellen wie Datenbanken, einer Textdatei oder einer Webseite übertragen. Hier helfen die Excel-Funktionen SÄUBERN & GLÄTTEN bei der Datenbereinigung.1. Die EXCEL-Funktion SÄUBERNMit der Excel-Funktion SÄUBERN können Sie Ihre Daten von Zeilenumbrüchen und anderen nicht druckbaren Zeichen “säubern”._Formel: =SÄUBERN(A4)Ergebnis: Alle Steuerzeichen und unbrauchbare Sonderzeichen werden entfernt.–2. Die EXCEL-Funktion GLÄTTENMit der GLÄTTEN-Funktion können Sie dagegen überschüssige Leerzeichen entfernen. Mit der Excel GLÄTTEN Funktion können Sie also zusätzliche Leerzeichen entfernen, so dass nur noch ein Leerzeichen zwischen Wörtern und keine Leerzeichen am mehr am Anfang oder am Ende stehen._Formel: =GLÄTTEN(A4)Ergebnis: Überflüssige Leerzeichen werden entfernt.–
3. XLS-Importvorlage importieren
Die Verwendung der XLS-Importvorlage ist zwingend erforderlich.
Wenn Sie nicht die PENSAKI-Importvorlage verwenden oder dort das 1. Blatt in der Datei gelöscht haben, wird der Datenimport nicht funktionieren.
Sobald Ihr Datenimport abgeschlossen ist, erhalten Sie eine E-Mail mit den Ergebnissen. Dies kann je nach Anzahl der importierten Datensätze bis zu 10 Minuten dauern. Bitte folgen Sie den Anweisungen, um Ihre Fehler bequem zu korrigieren.
4. KORREKTUR ALLER FEHLERHAFTEN DATENSÄTZE
FEHLERHAFTE DATEN HERUNTERGELADEN UND KORRIGIEREN
Mit PENSAKI ist es nicht erforderlich alle Daten erneut zu importieren. Nur die fehlerhaften Daten müssen berücksichtigt werden. Alle fehlerhaften Datensätze müssen korrigiert werden, damit ein Auftrag übertragen werden kann. Jede Abweichung von den oben genannten Anforderungen an die Datenqualität wird automatisch als Fehler gekennzeichnet.
1.Fehlerhaften Daten herunterladen
2.Korrigieren Sie Daten in dieser XLS-Datei
3.Importieren Sie den korrigierten Datensatz
4.Fehler werden automatisch korrigiert.
Fehlerhafte Datensätze können Sie also ganz einfach exportieren, so dass Sie diese nach der Korrektur wieder importieren können. Dadurch werden die Fehler automatisch korrigiert. Klicken Sie dazu einfach auf “Bericht herunterladen”. Nachdem Sie alle Fehler korrigiert haben, importieren Sie die Datei, indem Sie auf “Import starten” klicken.
5. PDF-Vorschau: Vollständige inhaltliche Kontrolle
Laden Sie alle Briefe für eine inhaltliche Kontrolle herunter
Der schönste Brief in Handschrift bringt nur wenig, wenn sich im Text unnötige Rechtschreibfehler oder Grammatikfehler befinden. Wenn Adressen fehlerhaft oder unvollständig sind, erhalten Sie diese Briefe nach ein paar Wochen von der Post zurückgesendet.
Inhaltliche Fehler können die psychologische Wirkung eines handgeschriebenen Briefs negativ beeinträchtigen.
Es macht also sehr viel Sinn alle Briefe, zumindest stichprobenartig, auf solche Fehler hin zu überprüfen. Daher können Sie mit PENSAKI auch alle Briefe vor der Bestellung vorab zur Kontrolle als PDF herunterladen. Diese Vorschau dient also alleine der inhaltlichen Kontrolle.
Unsere fleissigen Roboter schreiben alle Ihre Inhalte ohne irgendwelche Korrekturen vorzunehmen.
Also, seien Sie smart und sorgen Sie für fehlerfreie Briefe.
