FAQ - häufig gestellte Fragen
Grundsätzliche Informationen zu PENSAKI
1. Mindestmenge: Standardformate (ab 5 bzw. 10 Stück)
Die Mindestbestellmenge unserer Standardformate beträgt 5 oder 10 Briefe, je nach gewähltem Produkt. D.h. Sie bestellen entweder mindestens 5 oder 10 Briefe oder Sie bezahlen für weniger als 5 oder 10 Briefe den gleichen Betrag wie für die Mindestmenge. Sie können also durchaus auch nur einen Brief bestellen, aber dann eben zum Preis der Mindestmenge. Ihr Warenkorb berechnet das automatisch, in Abhängigkeit von der Stückzahl.
2. Mindestmenge: Individualformate (ab 250 Stück)
Die PENSAKI – Individualformaten sind ab 250 bzw. 500 Stück bestellbar. D.h. ab 250 Briefen können wir Ihnen vollkommen individualisierte Formate in “Handschrift” anbieten. 250 Stück bezieht sich dabei auf die Menge pro Auftrag. Dabei gibt es eine Vielzahl an möglichen Formaten, Textlängen und Verarbeitungsmöglichkeiten. Bei fortlaufenden Aufträgen (1x pro Woche oder 1 x pro Monat) beläuft sich die Mindeststückzahl auf 100 Briefe/Karten/Postkarten pro Auftrag.
Pensaki ist kompatibel mit FIREFOX, CHROME & SAFARI, jeweils in der aktuellsten Version.
Unsere (kostenlosen) Standardhandschriften können von jedem Kunden verwendet werden. Die Programmierung einer VIP-Handschrift führt zu einmaligen Kosten.
Die VIP-Handschrift wird gerne von Geschäftsführern/Vorständen bzw. “Marken” verwendet damit jede Botschaft wirklich 100% einzigartig bleibt. Eine eigene Handschrift bei uns zu hinterlegen ist immer die beste Lösung, denn diese Handschrift kann dann natürlich auch nur vom Kunden exklusiv verwendet werden. Mit der Handschrift erfassen wir automatisch auch eine Signatur/Unterschrift.
Die Kosten der Programmierung einer solchen VIP-Handschrift fallen lediglich einmal an. Nach Freigabe durch den Kunden steht diese Handschrift (inkl. Signatur) ohne weitere Einmalkosten für die Handschrift zur Verfügung. Die Programmierung der Handschriften ist nicht kompatibel mit anderen Verfahren/Druckverfahren.
Bei den PENSAKI Standardbriefen können Sie sofort loslegen, beim jeweiligen Format im Shop. Klicken Sie dafür einfach auf “JETZT BESTELLEN”. Bei individuellen Geschäftskundenlösungen erhalten Sie von uns eine E-Mail mit allen Zugangsdaten für Ihren Auftrag. Damit Sie Ihre Entwürfe speichern können, ist zuvor die Anmeldung bei PENSAKI erforderlich.
Ihre PENSAKI Kampagne erstellen Sie bequem online. Nachdem Sie den Online-Editor öffnen, können Sie direkt mit der Texteingabe loslegen. Dabei hat jedes Format ein eigenen Online-Editor. D.h. die Zahl an Zeilen und Zeichen pro Zeile (inkl. Leerzeichen) unterscheidet sich entsprechend. PENSAKI überträgt Ihre Inhalte 1:1 wie Sie diese hinterlegen.
Sie starten den Auftrag direkt online
Sie erhalten Zugang zum vereinbarten Editor.
PENSAKI erstellt mit Hilfe modernster Robotertechnologie – im Kundenauftrag – handschriftlich veredelte Briefe und Postkarten. Dabei werden alle Texte mit menschlichen Handschriften, von Roboterhand, mit Füllern oder Kugelschreiber geschrieben. Die Standardformate (Briefe2GO) sind bereits ab 5 Stück online bestellbar. Geschäftliche Individualformate sind ab 250 Stück bestellbar. Dazu finden Sie hier weitergehende Informationen.
PENSAKI erstellt keine elektronischen Handschriften für Druckverfahren, sondern hochwertige Schriftstücke mit echter Tinte. Dabei lassen sich alle Inhalte vollständig personalisieren. Die verwendeten Handschriften sind tatsächlich von Menschen die uns Ihre persönliche Handschrift zur Verfügung stellen. Die Beschriftung der Briefe erfolgt dabei immer mit zuverlässigen Robotern um die erforderliche Skalierbarkeit und Qualität sicherstellen zu können. Auch Auflagen von 50.000 Stück stellen für uns kein Problem dar.
Die Beauftragung erfolgt bei PENSAKI bequem online, inkl. der Übertragung aller Anschriften. Dazu finden Sie hier weitergehende Informationen.
Ja – Wir können Ihren handgeschriebenen Briefen auf gerne etwas beilegen. Das ist immer eine sehr gute Idee, damit der handschriftliche Texte zu keinem Werbetext wird. Alle informierenden Inhalte können Sie dann auf der Beilage entsprechend darstellen. Ansonsten sind natürlich auch Gutscheine immer eine tolle Idee. Sogar personalisierte Beileger sind möglich.
Ja, mit Pensaki können Sie alle handschriftlichen Briefe und Karten auch zusätzlich mit Ihrer persönlichen Signatur/Unterschrift beschriften. D.h. die Texte werden mit einer Standardhandschrift bzw. Ihrer VIP-Individualhandschrift geschrieben und zusätzlich mit einer Signatur veredelt. Alternativ können wir auch Ihre Autogrammkarten für Sie schreiben. Diese Möglichkeiten bestehen im Rahmen unserer Individualformate, d.h. ab einer Mindestauflage von 250 bzw. 500 Stück. Wir würden hier immer nur eine “Signatur” erfassen die keine formaljuristische Relevanz hat.
JA – das ist bei allen Individualformaten (ab 500 Stück) möglich. In diesem Zusammenhang gibt es zwei Möglichkeiten, damit Ihre PENSAKI Kampagne zu 100% Ihrer Corporate Identity (CI) entspricht:
- Sie senden uns Ihr Briefpapier zu und beachten dabei diese Hinweise im Hinblick auf die erforderlichen Papierqualitäten und den Versand.
- Wir koordinieren auch den Druck von Briefpapier/Postkarten & Co für Sie. In diesem Fall erhalten Sie von uns die PDF-Vorlage für die Erstellung der entsprechenden Druckdaten für das gewünschte Format.
Ja – PENSAKI-Mailings sind 100% DSGVO-konform. Im B2B-Kontext dürfen Unternehmen durchaus “kalt” angesprochen werden, insofern diese Firma auch ein “mutmaßliches Interesse” an dem entsprechenden Angebot haben könnte. Das hat sich auch durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) nicht geändert. Im Gegensatz zu E-Mail-Newslettern gilt aber für postalische Mailings das Opt-out-Verfahren, d.h. sofern die Empfänger im Vorfeld nicht ausdrücklich dem Empfang widersprochen haben, können Sie jederzeit PENSAKI-Briefe zusenden. Den Empfängern muß dabei lediglich die Möglichkeit eingeräumt werden ihr schriftliches Widerspruchsrecht (Opt-out) kommunizieren zu können, um einer weiteren postalischen Ansprache zu widersprechen. Postalische Mailings können also ohne vorherige Einwilligung (Opt-in) versendet werden.
Nein, bei PENSAKI beauftragt man einfach nur die gewünschte Stückzahl. Es gibt keine Vertragslaufzeiten.
Die Stückpreise unserer Standardformate (ab 5 Stück) verstehen sich alle inklusive aktuell gültiger MwSt, Porto Deutsche Post, Briefpapier und Posteinlieferung.
Die Angebotspreise aller Individualformate (ab 250 Stück) verstehen sich immer EXKLUSIVE MwSt, Briefpapier und Versandkosten. Lieferungen an Unternehmer in anderen Mitgliedstaaten der Europäischen Union (EU) – Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erforderlich – sind grundsätzlich umsatzsteuerfrei im Herkunftsland und unterliegen im Bestimmungsland beim Empfänger der Lieferung der Erwerbsbesteuerung.
Ja. Unsere API für handschriftliche Briefe steht Ihnen für alle Standardformate zur Verfügung. Einfach anmelden und im Bereich “Mein Pensaki” unter den Einstellungen finden Sie Ihren ganz persönlichen API-Schlüssel. Alle Dokumente werden automatisch in Ihren Warenkorb übertragen. Dort können Sie etwaige letzte Kontrollen durchführen und die Schriftstücke in die Herstellung übertragen. Wir haben mehrere APIs, die es Ihnen erlauben, Ihre gesamten Pensaki Mailing-Daten bspw. direkt aus Ihrem CRM zu übertragen. Sie können auf diese Weise auf unserem System aufbauend Ihre eigenen Scripte und Anwendungen entwickeln.
Neben unserer Standard-API bieten wir bei fortlaufenden Projekten bei allen Individualformaten weitere Systemintegrationen an, damit die Übertragung nahtlos aus dem CRM erfolgen kann.
Nein, die Pensaki Handschriften sind nicht von der Deutschen Post AG als maschinell lesbar zertifiziert, denn wir schreiben die Buchstaben und drucken diese nicht. Wir setzen keine Fonts ein. Maschinenlesbare Schriften (FONTS) sind Fonts. D.h. “serifenlose Schriften weisen grundsätzlich eine gute maschinelle Lesbarkeit auf, wie z.B. folgende Standardschriften: Arial, Frutiger, Helvetica, Univers.” Diese Schriften (Fonts) wurden von der Deutschen Post AG als maschinell lesbar zertifiziert.
Das Thema ist im Kontext von DIALOGPOST Sendungen relevant. Denn damit sich DIALOGPOST Sendungen zur maschinellen Bearbeitung eignen, müssen diese Sendungen vollständig automationsfähig sein. Die Verwendung der zertifizierten Fonts gewährleistet dies.
Auch nicht automationsfähige DIALOGPOST Sendungen (z.B. in “Handschrift”) können versandt werden. In diesem Fall wird jedoch das Entgelt für den Zuschlag „nicht automationsfähig“ erhoben. Dieser beläuft sich auf € 0,05 pro Sendung (Stand 03/2020).
Fragen Texten, Wörtern und Zeichen
Ja, mit PENSAKI können Sie JEDE Botschaft vollständig personalisieren. Zusätzlich zur Anrede können Sie mit {{Textbausteinen}} auch weitere inhaltliche Personalisierungen vornehmen. Damit ist auch die Personalisierung ganzer Zeilen möglich. Die Personalisierung der Anreden und Adressen ist eine Standardfunktion und erfolgt im Rahmen des Datenimports, nach der Texteingabe im Briefeditor. Mit Hilfe von Textbausteinen können Sie zusätzlich im Texte Inhalte oder auch die Absenderangaben auf den Kuverts personalisieren. Der Umfang der inhaltlichen Personalisierung hat keine Auswirkung auf die Kosten der Beschriftung oder Verarbeitung.
Standard: Anrede + Adressen
Zeile 1: “Die Anreden werden mit den Adressen importiert.”
Zeile 2: “ich hoffe, diese Karte erreicht Sie im sommerlichen”
Zeile 3: “Berlin und erfreut Sie. Sehr häufig sind es die kleinen”
Zeile 4: “Dinge, die den meisten Platz in unseren Herzen einnehmen.”
Zeile 5: “Ihr Haritoro Pensaki“
Option: Anrede + Textbausteine + Adressen
Zeile 1: “Die Anreden werden mit den Adressen importiert.”
Zeile 2: “ich hoffe, diese Karte erreicht Sie im sommerlichen”
Zeile 3: “{{segment1}} und erfreut Sie. Sehr häufig sind es die kleinen”
Zeile 4: “Dinge, die den meisten Platz in unseren Herzen einnehmen.”
Zeile 5: “{{segment2}}“
Auf ein A4 Papier passen – gut lesbar – bis zu 1.400 Zeichen, mit Füller geschrieben (inkl. Leer- und Satzeichen).
Grundsätzlich ist die Textmenge ein wesentlicher Erfolgsfaktor jedes Mailings, denn lange Texte zu schreiben ist sehr viel einfacher als kurze zu verfassen. Kurze persönliche Botschaften sind sehr viel erfolgreicher als langatmige Werbetexte. Wer die Leser:innen nicht in den ersten drei Sätzen persönlich erreicht, wird auch mit den hochwertigen PENSAKI-Briefen keinen Erfolg haben.
- Sätze in wissenschaftlichen Texten sind häufig zwischen 25 und 29 Wörter lang. In der Literatur zwischen 15 und 20 Wörtern.
- Ein Wort umfasst durchschnittlich 7 Zeichen (inkl. Leerzeichen und Satzzeichen).
- Der Duden gibt im Abschnitt »Sprache in Zahlen« die durchschnittliche Länge eines Wortes mit 10,6 Buchstaben an.
- Auf Grundlage der Wort-Auszählungen kommt in der deutschen Sprache im Durchschnitt auf 6,53 Zeichen pro Wort.
Ergebnis: 5 x 15 x 7 = 525 Zeichen inkl. Leerzeichen
Oder testen Sie es doch einfach hier:
Ja, Sie könnten in einem Auftrag auch 250 unterschiedliche Texte beauftragen. Die inhaltliche Personalisierung der Texte ist kostenneutral. Dafür legen Sie einfach vers. Versionen des Briefs (“DU” vs. “SIE” bzw. Sprachfassungen) in Ihren Warenkorb. Das ist bei allen Formaten möglich.
Zudem können Sie einen Text auch mit Textsegmenten versehen und dadurch personalisieren. Dann wird z.B. jeder Brief das persönliche Geburtstagsdatum enthalten. Oder die Absender der Briefe unterscheiden sich in Relation zu den Empfängern. Hier gibt es zahlreiche Möglichkeiten.
Bei allen Formaten mit Briefumschlägen oder Etiketten stehen Ihnen bis zu 5 Zeilen mit jeweils bis zu 45 Zeichen (inkl. Leerzeichen) für die roboter-handschriftliche Adressierung der Empfängeranschriften zur Verfügung.
Für die (optionalen) Absenderangaben stehen Ihnen zwei Zeilen mit bis zu 50 Zeichen pro Zeile zur Verfügung. Alle Angaben verstehen sich hier immer inklusive Leerzeichn.
Bei adressierten Postkarten stehen Ihnen bis zu 5 Zeilen mit jeweils bis zu 30 Zeichen (inkl. Leerzeichen) für die roboter-handschriftliche Adressierung der Empfängeranschriften zur Verfügung.
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Newsletter-Versand einmal pro Quartal
Fragen zur Produktion
Je nach Produktart gibt es die folgenden Bearbeitungszeiten und Produktionszeiten bis zum Versand.
1. Alle PENSAKI Standardbriefe (Briefe2Go) werden innerhalb von 3 Werktagen direkt postalisch mit der Briefpost (Deutschen Post) an alle Empfänger:innen versendet. Ab 100 Standardformaten besteht die Möglichkeit des Paketversands.
2. Bei individuellen Geschäftskundenlösungen (ab 250 Stück) können Sie ab dem Zeitpunkt der Freigabe zur Produktion indikativ mit 5-7 Werktagen bis zum Versand rechnen. D.h. wenn bei uns alle Zutaten (Briefpapier, ggf. Beilagen etc.) und Ihre Auftragsdaten vorliegen, erhalten Sie von uns das Freigabemuster. Ab dem Augenblick Ihrer Freigabe zur Produktion gelten die oben genannten Richtwerte. Bei höheren Stückzahlen (ab 10.000) liegt unsere Bearbeitungszeit bei 5-10 Werktagen. Zum Zeitpunkt der Beauftragung erhalten Sie auf Wunsch dazu eine verbindliche Aussage.
Nein – Pensaki kann zu keinem Zeitpunkt Daten korrigieren oder verändern. Alle Daten müssen vom Kunden entsprechend vorbereitet werden. Die Übertragung der Daten erfolgt dabei immer auf Basis der bereitgestellten Importvorlagen. Weitere Informationen zum Import finden Sie hier.
JA – Nach der Eingabe von Text und Adressen können Sie jederzeit Ihre Briefe, Karten bzw. Postkarten inhaltlich kontrollieren. Dazu klicken Sie einfach auf “Vorschau” im unteren Bereich der Seite. Diese inhaltliche Vorschau können Sie zudem bequem als PDF-Dokument herunterladen.
Die Nutzung der Vorschau ist folglich zwingend erforderlich, damit Ihre “handschriftlichen” Briefe und Postkarten inhaltlich korrekt sein können.
Alle Anreden und Adressen importieren Sie bequem mit der bereitgestellten Pensaki-Importvorlage. Die Importvorlage erhalten Sie automatisch nach Eingabe des Texts, nachdem Sie den Text gesichert haben. Dann einfach oberhalb der Tabelle auf “1.Vorlage herunterladen” klicken und diese Datei abspeichern.
Für die Datenvorbereitung sind Grundkenntnisse im Umgang mit Google Sheets, MS Excel, OpenOffice Calc oder Numbers zwingend erforderlich. Importiert werden Adressen, persönliche Anreden und optional weitere Textbausteine zur Personalisierung.
Für die korrekte Datenvorbereitung sind Grundkenntnisse im Umgang mit Google Sheets, MS Excel, OpenOffice Calc oder Numbers zwingend erforderlich.
1. Standardformate: NEIN
Bei unseren Standardformaten starten wir nach Bestellung direkt mit der Produktion, d.h. diese Formate werden alle auf Basis ihrer jeweiligen Konfiguration inkl. Layout erstellt. Hier gibt es daher keinen Freigabeprozess.
2. Individualformate (ab 250 Briefen): JA
Ja, bei individuellen Geschäftskundenlösungen wird das Layout mit dem Kunden im Vorfeld abgestimmt. Dafür gibt es dann den Prozess mit dem Freigabemuster, damit jedes Dokument genau den Anforderungen entspricht. D.h. besondere Layout-Wünsche werden bereits im Vorfeld, vor Erstellung des 1. Freigabemusters von uns berücksichtigt. Das Freigabemuster wird i.d.R. innerhalb von 24 Stunden nach Übertragung der Auftragsdaten erstellt und per E-Mail zur Freigabe versendet, sofern alle für den Auftrag erforderlichen Zutaten vor Ort sind.
Der Begriff “Freigabemuster” bezieht sich auf:
- die verwendete Handschrift,
- das verwendete Schreibgerät (Füller, Kugelschreiber etc.),
- Positionierung Text
- Zeilenabstände und Absätze
- Ausrichtung der Handschrift
Die Einrichtungspauschale inkl. Freigabemuster beinhaltet die Erstellung von bis zu 2 Freigabemustern. Weitere Freigabemuster, die aufgrund von sich ändernden Kundenanforderungen erforderlich sind, führen zu Mehrkosten. Der Begriff Freigabemuster bezieht NICHT AUF DIE INHALTE Ihrer Kampagne. Alle Inhalte können Sie jederzeit über die Vorschau-Funktion abrufen.
Fragen zum Versand
Alle Standardformate aus dem Onlineshop werden innerhalb von 3 Werktagen direkt postalisch mit der Briefpost (Deutschen Post) versendet. Ab 100 Standardformaten besteht die Möglichkeit des Paketversands. Bei individuellen Formaten (ab 250 Stück) wird die gewünschte Versandart im Vorfeld vereinbart. Auf der Versand zu einem gewünschten Termin ist möglich.
JA, PENSAKI-Kampagnen lassen sich als Dialogpost mit der Deutschen Post versenden (ab 4.000 bzw. 5.000 Stück). Denn auch nicht automationsfähige DIALOGPOST Sendungen (z.B. in PENSAKI “Handschrift”) können versandt werden. In diesem Fall wird jedoch von der Deutschen Post ein zusätzliches Entgelt für den Zuschlag „nicht automationsfähig“ erhoben. Dieser beläuft sich auf € 0,05 pro Sendung (Stand 03/2020).
Dialogpost Frankiervermerk
Versand Dialogpost (ab 5.000 Stück)
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Laut der Deutschen Post werden Dialogpostsendungen nach 1-4 Werktagen zugestellt.
Vorteil: Um Ihre Sendungen noch attraktiver zu gestalten, können Sie die FRANKIERWELLE auch mit einem individuellen Motiv versehen, z.B. Ihrem Logo. Das Merkblatt der Deutschen Post zeigt Ihnen, was Sie hierbei besonders zu beachten haben.